Como escolher um software de locação: 9 perguntas que revelam o preço real

Escolher sistema de gestão imobiliária tem um problema estrutural: quase nenhum fornecedor publica preço, e os que publicam mostram só a mensalidade.

A mensalidade é a menor parte da conta. Abaixo estão as perguntas que revelam o resto. Faça todas, para todos os fornecedores que você está avaliando, incluindo nós.

1. O módulo financeiro está no plano que você me ofereceu?

A pergunta mais importante da lista.

Não existe administração de aluguel sem financeiro. Ainda assim, é comum o financeiro ser vendido como módulo avulso, ou só aparecer a partir do terceiro ou quarto nível de plano. Você contrata achando que resolveu, e descobre depois que o coração da operação estava fora.

2. A assinatura eletrônica é cobrada por documento?

Cobrança entre R$ 3 e R$ 4 por documento assinado é praticada no mercado. Parece barato até você contar quantos contratos, aditivos e rescisões a sua imobiliária assina por ano.

É um modelo que penaliza exatamente o comportamento que você quer ter: fechar mais contratos.

3. O que acontece quando eu passar do limite do plano?

Todo plano tem teto. O que muda é a métrica e o preço da ultrapassagem:

• Alguns cobram por usuário extra (a faixa pública do mercado vai de R$ 35 a R$ 59 por usuário)
• Alguns cobram por imóvel cadastrado
• Alguns cobram por lead capturado, o que é hostil: você paga mais justamente por gerar o insumo que quer gerar
• Alguns cobram por contrato ativo

Só a última métrica acompanha a receita da sua imobiliária. As outras cobram por atividade, não por resultado.

4. Quanto custa a implantação, e ela é parcelada?

A mensalidade aparece no site. A taxa de implantação quase sempre está atrás de "sob consulta", e costuma ser a maior surpresa da negociação.

Pergunte o valor, pergunte se parcela e pergunte o que exatamente está incluso nela.

5. Como vocês migram a minha base? Tem importação em massa?

Se a resposta envolver a sua equipe redigitando cadastros, some o custo dessas horas ao preço do sistema. É trabalho real, feito por gente que você paga, e que naquele período não está administrando a carteira.

Importação em massa por CSV é o que separa migração viável de migração teórica.

6. Posso rodar em paralelo com o sistema atual durante a virada?

Se a resposta for não, você vai virar a chave no escuro. Em locação, isso significa descobrir um erro de base no meio de um fechamento, com proprietário no telefone.

7. Se eu quiser sair, como recupero os meus dados?

A base é sua. Um fornecedor que dificulta a saída está te dizendo que a estratégia de retenção dele não é a qualidade do produto.

Pergunte em que formato os dados saem, e peça para ver.

8. Meu certificado digital A1 fica armazenado onde?

O A1 assina em nome da sua empresa. Quanto menos lugares o guardarem, melhor.

Vale perguntar se o certificado é armazenado no servidor do fornecedor ou apenas repassado ao emissor da nota. É uma pergunta técnica que separa quem pensou no assunto de quem não pensou.

9. Se vocês usam IA, ela recebe os dados dos meus clientes?

"Temos IA" virou item obrigatório de catálogo e não diz nada. A pergunta útil é o que a IA recebe.

Gerar insight a partir de métricas agregadas é uma coisa. Mandar ficha de cliente com nome, CPF e telefone para um modelo de terceiro é outra bem diferente, e é sua a responsabilidade sobre esses dados perante a LGPD.

O teste final

Depois das nove, faça a décima:

Me mostre o sistema fazendo o fechamento de um mês, com uma base parecida com a minha.

Demonstração com base vazia não prova nada em locação. O valor de um sistema de administração de carteira só aparece quando existe carteira dentro dele. É por isso, aliás, que teste grátis de 7 dias com base vazia é quase inútil nessa categoria: o tempo acaba antes de você conseguir carregar dado suficiente para descobrir alguma coisa.

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Se quiser fazer essas nove perguntas para a gente, agende uma demonstração. As nossas respostas sobre como cobramos estão em Planos, e o caminho de saída do seu sistema atual está em Migração.